バーチャルオフィスの利用を検討する際には、解約方法や解約条件を事前に確認しておくことが非常に重要です。
なぜなら、ルールを把握していないと違約金が発生したり、解約ができずに契約が自動更新されてしまうリスクがあるからです。
ここでは、バーチャルオフィスの一般的な解約方法・必要書類・注意点をわかりやすく整理しました。
バーチャルオフィスの一般的な解約方法と解約に必要なもの
バーチャルオフィスの解約には、会社ごとに多少の違いはありますが、一般的な流れや提出物には共通点があります。
ここではまず「どんな手段で解約できるのか」、そして「申請時に何を用意すべきか」を整理して解説します。
解約の流れ
一般的なバーチャルオフィスの解約の流れは以下のとおりです。
詳細は後述しますので、こちらは全体像の確認としてご覧ください。
ご自身が利用しているサービスの「最低利用期間」や「解約予告期間」を確認しておきます。
会員サイト・メール・書面など、規約で定められた方法で期限内に解約希望を提出します。
会社から求められる解約要件(保証金返金用口座情報や住所削除の証跡、法人の場合は登記変更書類など)に応じた必要書類の提出を行います。
セキュリティカード、ポスト鍵など会社から貸与されていたものがあれば期限内に返却します。
会社からの承認通知を確認して、正式に解約完了です。
解約の手段
解約方法は会社によって異なりますが、代表的なものは以下の2つです。
・会員サイトや専用アプリのマイページから解約申請
・メールや公式HPのお問い合わせフォームから解約希望を伝える
最近では「マイページ」から簡単に解約できるケースが増えていますが、そういったサイトが無い、もしくはサイトがあっても解約のタブが無いなどの場合は、HPに記載のメールや「お問い合わせフォーム」から解約希望の旨を伝えるというのが一般的です。
ただどういった方法にせよ、規約で定められた方法以外では受理されないため、必ず契約時に確認しておきましょう。
解約の為に必要なもの(個人/法人で違いあり)
多くのバーチャルオフィスでは、解約申請の際にいくつかの書類や証跡の提出が必要です。
これは「契約が終了した後も住所を無断で使い続けられる」という事態を防ぐためで、会社側が最も重視する確認ポイントになります。
個人利用の場合
・保証金等返金用の口座情報
・退会予定日
・住所を掲載していた媒体から、当該住所の表示が削除されたことが分かる画像など
法人利用の場合
・保証金等返金用の口座情報
・退会予定日
・住所を掲載していた媒体から、当該住所の表示が削除されたことが分かる画像など
・法務局で住所変更がなされたことが証明できる「履歴事項全部証明書」など
解約の仕組みは各社で異なりますが、「解約方法・解約期限」と「必要なもの」を事前に確認して準備することが、スムーズな手続きにつながります。
バーチャルオフィス解約の際の注意点
バーチャルオフィスを解約するときは、いくつかの条件やルールを守らないと追加費用が発生したり、解約がスムーズに進まないことがあります。
ここからは、特に注意しておきたいポイントを具体的に整理していきます。
「最低契約期間」に注意
多くのプランでは「最低3か月」「半年」などの最低契約期間が設定されています。
お得な利用料金はその「最低契約期間」を保証する前提で成り立っているため、最低契約期間の途中では解約できないケースがほとんどです。
もし解約可能な場合でも、残りの契約期間分の料金が発生することが予想されますのでご注意ください。
「退会予告期間」を事前に把握しておく
多くの会社には「解約希望は○日前に申請すること」という期日の取り決め(退会予告期間) があります。
予告期間は「1ヶ月前に申請」が多い印象ですが、なかには「3か月前」「2カ月前」「40日前」「半月前」など会社もあり、それぞれ条件が異なるため、契約時の書面を必ず確認しておきましょう。
この期日を守らずに解約申請した場合、退会がうまくいかず自動更新で来期分の自動引き落としがなされたり、次項のような解約金が発生してしまう事もあります。
解約時に「解約金」がかからないかあらかじめ確認しておく
前項のように、定められた期日に沿わない解約申請を行なった場合や、契約途中での解約、また満了解約であっても、会社によっては「解約金」が発生する場合があります。
基本的には、契約を順調に満了すれば問題ないケースがほとんどですが、万が一の場合「解約」に際して余分なお金が発生しないか確認しておきましょう。
また解約金という名前でなくても「翌月分の利用料金を加算」などという方法で支払い義務が発生する場合がありますので注意しておきましょう。
「年間契約」の解約に注意！【起こりやすい自動更新トラブル】
年間契約は、更新月を逃すと自動更新されるのが一般的です。
うっかり忘れると1年分の料金が一括請求・引き落としされ、その場合でも返金不可となるケースが多いため注意が必要です。
このようなトラブルは意外と多く、利用者の大きな不満につながりやすいので、解約予告期間は必ず確認しておき、期限内に解約申請を行うことが大切です。
契約に反した際の違約金について
契約を終了しても住所の利用を続けていたり、その他の規約違反行為が判明した場合は「違約金(損害金)」が発生します。会社により金額は様々ですが、「数万円ほど」が一般的です。
決められた定めはきちんと守り、気持ちの良い利用とあとを濁さない解約を心がけましょう。
郵便局の「転居届け」は使えない
通常であれば引っ越しなどを行なった際、前の住所宛てに届いた郵便物は郵便局に「転居届」を出すことで新たな住所に転送してもらえます。
ただしバーチャルオフィスの住所の場合は、住所にその個人の実体がないため転居届を申請しても受理されず、転送は使えないこととなります。
解約を予定している場合は取引先などに新しい送付先を早めに知らせ、郵便物の滞りが起こらないようにしておきましょう。借りていた「電話番号」や「FAX番号」も同様に、不通が起こらないよう早めの対応が必要です。
バーチャルオフィスの解約方法と注意点まとめ
バーチャルオフィスの基本的な解約方法と注意点をまとめて見てきました。
今回の内容は一般的なバーチャルオフィスの取り決めですので、会社によってそれぞれ更に細かな違いがあります。
契約の前、そして解約の際には、早めにしっかりその会社の規約を確認して、トラブルの無いように手続きを行ってください。
特に契約更新間近での解約の場合は、解約の承認が下りる時期がずれると契約更新されてしまう場合もあります。日程管理に気を付け、早めに対応しておきましょう。会社にあらかじめ確認しておくのもおすすめですよ。
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