バーチャルオフィスの利用を考える際には、解約方法やそれに関する規約を事前にしっかり確認しておきましょう。でないと規約違反をしてしまい違約金などがかかってしまったり、解約に失敗して契約が伸びてしまう恐れがあります。
バーチャルオフィスの一般的な解約方法と用意するもの
解約の手段
バーチャルオフィスの解約手段は以下の方法が一般的です。
・会員サイトのマイページ上から解約の手続きを行う
・メールで解約希望の旨を伝える
近年では、多くの運営会社が利用者用の会員専門サイトや専用アプリなどを発行していますので、その場合はそちらから「解約申請」「退会する」などのタブを選び申請が可能です。
そういったサイトが無い、もしくはサイトがあっても解約のタブが無いなどの場合は、HPに記載のメールや「お問い合わせフォーム」から解約希望の旨を伝えるというのが一般的です。
会社が規約で定めている方法以外では申請が受理されませんので、よく確認しておきましょう。
解約の為に必要なもの(個人/法人で違いあり)
多くのバーチャルオフィスでは解約の申請時に以下の提出や記入が求められることが一般的です。
会社としては「契約が終わっているのに無償で住所の利用を続けられてしまう」というのが一番避けたい事態ですので、その部分の削除や変更をしっかり確認したい会社が多いようです。
個人利用の場合
・保証金等返金用の口座情報
・退会予定日
・住所を掲載していた媒体から、当該住所の表示が削除されたことが分かる画像など
法人利用の場合
・保証金等返金用の口座情報
・退会予定日
・住所を掲載していた媒体から、当該住所の表示が削除されたことが分かる画像など
・住所変更がなされたことが証明できる「履歴事項全部証明書」など
バーチャルオフィス解約の際の注意点
「最低契約期間内」でないか
プランによっては「最低契約期間」が決まっているものがあります。3か月や半年など期間は様々ですが、その期間の契約状態を保証できる前提で会社側は安価な料金設定などを行なっていますので、その期間内であれば解約ができないことがほとんどです。もし解約可能な場合でも、残りの契約期間分の料金が発生することが予想されます。
契約時に確認しているはずなので再度チェックしておきましょう。
「退会予告期間」を把握しておく
退会希望の場合、多くの会社は「その○日前に申請すること」という期日の取り決め(退会予告期間) があります。
予告期間は「1ヶ月前に申請」が多い印象ですが、「3か月前」「2カ月前」「40日前」「半月前」など会社によって期間は様々ですので、その点も確認しておきましょう。
この期日を守らずに退会日を近々に設定してしまった場合、退会がうまくいかないばかりか次項のような解約金が発生してしまう事があります。
解約時に解約金がかからないかあらかじめ確認しておく
前項のように、定められた期日に沿わない解約申請を行なった場合や、契約途中での解約、また満了解約であっても、会社によっては「解約金」が発生する場合があります。「解約」に際して余分なお金が発生しないか確認しておきましょう。
また解約金という名前でなくても「翌月分の利用料金を加算」などという方法で支払いが発生する場合がありますので注意しておきましょう。
年間契約の解約に注意！【起こりやすい自動更新トラブル】
多くの会社では契約は自動更新となっています。年間契約を締結している場合はこの契約の区切りが年に1回のみとなります。
この場合、前述のような解約予告期間はしばしば「契約更新のひと月前」などと設定され、その申告期間(更新月)をうっかり過ぎてしまうと契約の自動更新が行われるため、利用継続の意思がなくても「1年分の契約継続&1年分の利用料金引き落とし」などが一度に発生してしまう事となります。
支払われたお金はほぼどの会社も返金がなされないため、この部分で利用者の遺恨が残ったりトラブルとなっているのをしばしば見かけます。
解約予告期間はしっかり把握しておき、解約希望の場合は忘れずに期間内に申請を行ないましょう。
契約に反した際の違約金について
契約を終了しても住所の利用を続けていたり、その他規約違反行為が判明した場合は「違約金(損害金)」が発生します。会社により金額は様々ですが、数万円ほどが一般的です。決められた定めはきちんと守り、気持ちの良い利用とあとを濁さない解約を心がけましょう。
郵便局への「転居届け」は使えない
通常であれば引っ越しなどを行なった際、前の住所宛てに届いた郵便物は郵便局に「転居届」を出すことで新たな住所に転送してもらえます。
ただしバーチャルオフィスの住所の場合は転居届を申請しても受理されず(住所にその個人の実体がないため)、転送は使えないこととなります。解約を予定している場合は取引先などに新しい送付先を早めに知らせ、郵便物の滞りが起こらないようにしておきましょう。
バーチャルオフィスの解約方法と注意点まとめ
バーチャルオフィスの基本的な解約方法と注意点をまとめて見てきました。
今回の内容は非常に一般的なバーチャルオフィスの取り決めですので、会社によってそれぞれ更に細かな違いがあります。契約の前、そして解約の際には早めにしっかりその会社の規約を確認して、トラブルの無いように利用と解約を行ってください。
特に契約更新間近での解約の場合は、解約の承認が下りる時期がずれると契約更新されてしまい解約時期が伸びてしまう場合もあります。日程管理はしっかり気を付けておきましょう。会社にあらかじめ確認しておくのもおすすめですよ。
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